Politique de confidentialité

A) Informations générales

IGS Informatikgesellschaft für Sozialversicherungen Sàrl (ci-après aussi «nous» ou «IGS Sàrl») se procure et traite des données personnelles qui vous concernent ou concernent d’autres personnes («tiers»). Le terme de «données» est ici utilisé comme synonyme de «données personnelles» ou de «données à caractère personnel».

Dans la présente déclaration de protection des données, nous décrivons la façon dont nous traitons vos données lorsque vous utilisez notre site https://www.igs-gmbh.ch (ci-après: «le site Internet»), que vous êtes d’une autre façon en relation contractuelle avec nous, que vous communiquez avec nous ou que vous avez des relations avec nous dans d’autres cas. La présente déclaration de protection des données peut être complétée par d’autres documents, par exemple par des conditions contractuelles ou par des déclarations de protection des données spécifiques supplémentaires. Nous attirons votre attention sur le fait que la transmission des données sur Internet (p. ex. lors de la communication par courriel) peut présenter des failles en matière de sécurité. Une protection absolue des données contre l’accès par des tiers n’est pas possible.

Nous partons du principe que les données de tiers que vous nous communiquez sont exactes et que vous êtes en droit de nous les communiquer. En transmettant des données concernant des tiers, vous attestez et garantissez que les tiers concernés ont été informés de la présente déclaration de protection des données. Nos devoirs d’informer découlant des lois sur la protection des données applicables n’en sont pas affectés.

La loi suisse sur la protection des données («LPD») et l’ordonnance sur la protection des données («OPDo») sont en principe applicables au traitement de vos données personnelles. Parfois, par exemple si vous accédez à notre site à partir d’un État membre de l’Union européenne («UE») ou de l’Espace économique européen («EEE»), le règlement général sur la protection des données de l’UE («RGPD») et, le cas échéant, les lois nationales de votre pays s’appliquent. Un renvoi spécifique à un article du RGPD concerne exclusivement le traitement de données de personnes qui se trouvent dans l’UE ou dans l’EEE.

La présente déclaration de protection des données est établie en allemand, en français et en italien. En cas de contradictions ou de doutes entre les versions en différentes langues, la version allemande fait foi sur le plan juridique. Les versions française et italienne sont uniquement fournies à titre d’information.

B) Responsable du traitement / délégué à la protection des données / conseiller à la protection des données

Sauf communication contraire, la responsable des traitements de données décrits dans la présente déclaration de protection des données est, au sens de la législation sur la protection des données:

IGS Informatikgesellschaft für Sozialversicherungen Sàrl, CHE-104.812.919

Geltenwilenstrasse 16
CH-9000 Saint-Gall
Suisse
Tél.: +41 71 246 57 57
Courriel: info@igs-gmbh.ch
Site Internet: https://www.igs-gmbh.ch

Vous pouvez joindre notre conseiller à la protection des données / délégué à la protection des données à l’adresse ci-après:

IGS Sàrl
Conseiller à la protection des données
Geltenwilenstrasse 16
CH-9000 Saint-Gall
info@igs-gmbh.ch

C) Catégories des données traitées

Nous traitons principalement des données personnelles que vous nous communiquez ou que nous collectons dans l’exploitation de notre site Internet. Des tiers peuvent aussi nous transmettre des données personnelles. Les données personnelles traitées peuvent relever des catégories ci-après:

données techniques (identifiant de cookie, adresse IP, etc.);
données de communication (numéro de téléphone, adresse de courrier électronique);
données de base (nom, adresse, date de naissance, etc.);
données relatives à des contrats (prestations contractuelles à fournir, durée du contrat, etc.);
données relatives au comportement et aux préférences (utilisation du site Internet, etc.);
données sensibles / catégories particulières de données à caractère personnel (données biométriques, données concernant votre santé ou vos accidents, etc.);
données financières (relations bancaires, données salariales, données fiscales, indications relatives aux assurances sociales, etc.);
données en lien avec votre candidature (certificats de travail, qualifications professionnelles et scolaires, rapports de travail, perfectionnements, objectifs de développement, prestations, données issues d’entretiens, etc.);
autres données (photographies, vidéos, enregistrements audio, etc.).

D) Fondement du traitement de données

Si nous vous demandons votre consentement pour des traitements déterminés (par ex. pour le traitement de données personnelles sensibles), nous vous informerons séparément de leurs finalités. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement avec effet pour l’avenir par courriel à info@igs-gmbh.ch.

Dans le cas où nous ne demandons pas votre consentement, le traitement de vos données personnelles repose sur l’un des motifs suivants: le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous ou à la préparation d’un contrat avec vous (selon art. 6, par. 1, let. b, RGPD); le traitement est nécessaire en raison d’autres intérêts légitimes de tiers ou de nous-mêmes, à moins que vous n’ayez un intérêt prépondérant à ce que les données ne soient pas traitées (selon art. 6, par. 1, let. f, RGPD). De tels traitements peuvent viser en particulier les finalités décrites ci-après et servir à mettre en œuvre les mesures correspondantes.

Pour le traitement de données sensibles vous concernant que nous obtenons, nous pouvons nous appuyer également sur d’autres fondements juridiques, par exemple, en cas de litiges, sur la nécessité du traitement pour un éventuel procès ou pour l’exercice ou la défense de droits en justice.

E) Finalités du traitement de données

Nous traitons vos données en relation avec la communication avec vous, pour des processus de candidature, pour l’établissement de rapports contractuels ainsi que l’administration et l’exécution de contrats. Nous pouvons en outre traiter vos données à des fins de marketing, pour faire valoir des droits en justice, pour nous défendre en cas de litiges juridiques, pour entretenir les relations, pour effectuer des études de marché et pour respecter des lois, des directives et des recommandations d’autorités ainsi que des règlements internes Le traitement a pour fondement juridique l’art. 6, par. 1, let. f, RGPD. Si nécessaire et dans la mesure légalement admissible, nous traitons vos données non seulement à des fins contractuelles proprement dites, mais aussi pour répondre à des obligations juridiques.

a) Utilisation de notre site Internet

En ce qui concerne l’utilisation de notre site Internet, les données sont notamment traitées pour les finalités suivantes:

1. Fichiers journaux

Lors de la visite de notre site, nous enregistrons automatiquement des informations techniques générales de visite dans des fichiers journaux. Peuvent être enregistrés le navigateur utilisé et sa version, le système d’exploitation utilisé par le système accédant, le site Internet à partir duquel le système accédant est arrivé sur notre site Internet, les sous-sites qui sont appelés sur notre site Internet, la date et l’heure de l’accès à notre site Internet, l’adresse IP de l’appareil utilisé pour la visite du site Internet, le fournisseur d’accès Internet du service appelant et d’autres informations similaires qui peuvent servir à défendre nos systèmes contre des attaques.

Ces fichier journaux ne sont collectés et traités que pour permettre l’utilisation de notre site Internet (mise en place de la connexion), garantir et augmenter durablement la sécurité et la stabilité de nos systèmes, permettre l’optimisation de notre offre Internet et établir des statistiques internes. Le traitement a pour fondement juridique l’art. 6, par. 1, let. f, RGPD.

2. Newsletter

Vous pouvez vous abonner à notre newsletter. Nous traitons les données saisies à cette occasion pour vous fournir des informations à notre sujet, sur notre offre et sur les développements généraux du secteur et d’autres nouvelles. Vous pouvez vous désabonner en tout temps en envoyant un courriel à info@igs-gmbh.ch ou en cliquant sur le bouton «Unsubscribe» dans la newsletter.

3. Formulaire de contact et contact par courriel

Vous pouvez vous adresser à nous en nous envoyant un courriel ou en utilisant le formulaire de contact. Nous traitons les données saisies à cette occasion pour examiner votre demande, prendre contact avec vous et, par exemple, convenir d’un rendez-vous. Lors de demandes générales, nous ne communiquons des informations supplémentaires, en particulier le contenu de votre requête, que sur une base volontaire et avec votre consentement (art. 6, par. 1, let. a, RGPD) ou, en cas de demandes relatives à un contrat ou à la préparation d’un contrat, en vertu de l’art. 6, par. 1, let. b, RGPD.

Vous acceptez que nous vous contactions par les canaux de communication (par ex. numéro de téléphone ou adresse de courriel électronique) que vous mentionnez dans votre demande pour répondre à votre requête.

Les données vous concernant que nous avons utilisées pour la prise de contact sont effacées dès qu’elles ne sont plus nécessaires pour atteindre la finalité pour laquelle elles ont été collectées, que votre requête a été complètement traitée et qu’aucune autre communication avec vous n’est nécessaire ou souhaitée par vous. Veuillez noter que des demandes portant sur un contrat ou la préparation d’un contrat peuvent faire naître pour nous des obligations de conservation et que, le cas échéant, nous ne pourrons effacer les données qu’après l'expiration du délai de conservation.

4. Prise de rendez-vous en ligne et inscription en ligne

Vous pouvez prendre un rendez-vous avec nous en ligne ou vous inscrire en ligne à une manifestation. Nous traitons les données saisies lors d’une prise de rendez-vous pour traiter votre demande de rendez-vous et la confirmer et pour préparer le rendez-vous. Nous traitons les données saisies lors d’une inscription pour assurer votre participation à la manifestation concernée et organiser la manifestation. Le traitement a pour fondement juridique l’art. 6, par. 1, let. b, RGPD.

5. Candidatures en ligne

Vous pouvez déposer en ligne votre candidature pour un emploi chez nous. Nous traitons les données que nous enregistrons à cette occasion pour enregistrer, évaluer, classer et rediriger votre candidature et, ainsi, réaliser le processus de candidature (recherche d’emploi / pourvue du poste) ainsi que pour communiquer avec vous. Sauf communication contraire de votre part, nous partons du principe que nous pouvons prendre en considération votre candidature pour tous les postes vacants chez IGS Sàrl. Les curriculum vitæ et les informations mises à disposition pour la candidature peuvent contenir des données sensibles. Si nous concluons un contrat de travail avec vous, nous traitons les données dans le cadre de celui-ci. Le traitement a pour fondement juridique l’art. 6, par. 1, let. c, RGPD.

Si votre candidature auprès d’IGS Sàrl est couronnée de succès, vos données / vos documents de candidature sont versés à votre dossier personnel. Si aucun contrat de travail n’est conclu entre vous et IGS Sàrl, vos données et vos documents sont effacés au plus tard six mois après la fin de la procédure de candidature ou la pourvue du poste. Avec votre consentement explicite, nous conservons aussi plus longtemps vos données personnelles si nous ne pouvons pas vous offrir actuellement un emploi mais que nous souhaitons garder votre candidature en suspens pour d’éventuelles futures offres d’emploi.

Les données qui nous sont transmises doivent être véridiques et actuelles et elles ne doivent pas être incomplètes, trompeuses ou induire en erreur. Nous attirons votre attention que des indications inexactes peuvent entraîner une résiliation du contrat de travail. Vous déposez votre candidature par voie électronique sous votre responsabilité et à vos risques.

S’applique dans chaque cas la version de la présente déclaration de protection des données en vigueur au début du processus de candidature, c’est-à-dire lorsque vous envoyer votre candidature par notre formulaire de candidature.

6. Cookies

Les cookies sont de petites unités d’information qui permettent d’identifier de façon univoque votre navigateur et qui peuvent contenir d’autres informations telles que les configurations de l’utilisateur. Lorsque vous visitez notre site Internet, les cookies techniquement nécessaires sont automatiquement enregistrés sur votre terminal. Nous ne déposons d’autres cookies que ceux qui sont techniquement nécessaires qu’avec votre consentement préalable explicite. De tels cookies peuvent nous aider à rendre votre visite de notre site plus simple, plus agréable et plus intéressante. La plupart de nos cookies sont supprimés automatiquement à la fin de votre visite. D’autres cookies restent enregistrés sur votre appareil jusqu’à ce que vous les effaciez. Ces cookies nous permettent de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite. Le traitement a pour fondement juridique l’art. 6, par. 1, let. f, RGPD. Nous utilisons les cookies suivants:

Cookies techniquement nécessaires: Ces cookies sont absolument indispensables au fonctionnement de notre site Internet et ils ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes.
Cookies de fonctionnalité: Ces cookies permettent la mise à disposition de fonctions améliorées et la personnalisation. Ils peuvent être déposés par nous ou par des tiers dont nous utilisons les services sur notre site Internet
Cookies d’analyse: Ces cookies nous permettent de compter les visites et d’identifier les sources du trafic. Nous utilisons ces informations pour déterminer et améliorer la performance de notre site.
Cookies de marketing: Ces cookies et d’autres technologies de pistage nous permettent d’afficher des publicités personnalisées.

Vous pouvez, dans les configurations de votre navigateur, opter pour le blocage automatique des cookies. Toutefois, un tel blocage peut avoir pour conséquence le non-fonctionnement de quelques domaines du site Internet.

Nous vous donnerons des informations sur les cookies et les technologies similaires la première fois que vous vous rendrez sur notre site Internet et, sur celui-ci, nous vous offrons la possibilité de consulter en tout temps votre configuration actuelle des cookies et de l’adapter.

7. Outils de pistage et d’analyse

Nous utilisons plusieurs systèmes techniques, pour la plupart de fournisseurs tiers, tels que uMarketingSuite, pour mesurer et évaluer l’utilisation de notre site Internet. Nous traitons les données enregistrées pour adapter notre site Internet aux besoins et l'optimiser constamment. Ces outils de pistage et d’analyse utilisent des cookies et des technologies similaires. Veuillez examiner la section consacrée aux cookies pour de plus amples informations sur leur utilisation sur notre site Internet.

8. Pages dans les réseaux sociaux

Nous utilisons des réseaux sociaux et nous avons nos propres pages, par exemple sur LinkedIn. Nous utilisons les pages sur les réseaux sociaux pour partager des informations à notre sujet et sur notre offre et d’autres nouvelles. Nous les utilisons en outre pour communiquer avec vous et avec des tiers.

Lorsque vous visitez nos pages sur les réseaux sociaux ou interagissez avec nous, nous obtenons des données à votre sujet. Nous traitons ces données pour la communication, à des fins de marketing et pour des études de marché. Nous pouvons nous-mêmes traiter des contenus que vous avez vous-même publiés. Le traitement a pour fondement juridique l’art. 6, par. 1, let. f, RGPD. Pour de plus amples informations sur les traitements effectués par les exploitants des plateformes, veuillez vous référer aux informations de protection des données des plateformes. Vous y apprendrez également dans quel pays les données concernées sont traitées, quels sont vos droits d’accès, vos droits à l’effacement et les autres droits dont vous disposez en tant que personne concernée et comment vous pouvez les exercer ou obtenir des informations supplémentaires.

Nous utilisons des plugins. Lorsque vous cliquez sur un lien pointant vers l’une de nos pages dans les médias sociaux, une connexion directe entre votre navigateur et le serveur du réseau social correspondant s’établit. Nous pouvons ainsi vous offrir certaines fonctions sur les pages.

b) Rapports contractuels avec nos clients, nos fournisseurs et nos autres partenaires commerciaux

Nous traitons des données de base (par ex. noms, adresses et données de contact) et des données concernant les contrats (par ex. prestations utilisées, noms des interlocuteurs et informations sur les paiements) de nos clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux afin d’exécuter au mieux nos obligations et nos prestations contractuelles (art. 6, par. 1, let. b, RGPD), pour facturer nos prestations et à des fins de communication. Les collaboratrices et collaborateurs sont informés séparément.

F) Communication à des tiers

Nous traitons confidentiellement vos données personnelles et ne les communiquons qu’à des tiers mentionnés dans la présente déclaration de protection des données. Cette communication a lieu en relation avec nos contrats, le site Internet, nos services, nos obligations juridiques ou pour la sauvegarde de nos intérêts légitimes ou pour les finalités mentionnées à la let. E) ci-dessus.

Pour diverses activités administratives, nous faisons appel à des fournisseurs de services externes. Ceux-ci peuvent, du fait de leur activité, avoir accès à vos données personnelles, étant entendu qu’ils sont contractuellement tenus de traiter vos données personnelles de façon strictement confidentielle. À cet effet, nous avons convenu avec eux, dans la mesure nécessaire, des contrats de sous-traitance de traitements des données.
Nous pouvons communiquer vos données personnelles:

aux fiduciaires, en lien avec la tenue de la comptabilité et avec l’établissement et l’envoi des factures;
aux conseillers fiscaux, si la communication est nécessaire à l’établissement de la déclaration d’impôt;
aux banques et aux assurances, si la communication est nécessaire en relation avec nos contrats;
aux sociétés de notre groupe;
aux prestataires de services de l’emploi;
aux entreprises de services informatiques qui mettent à disposition des logiciels et des services que nous utilisons et qui assurent l'administration du site Internet et des tâches y relatives (par ex. hébergeurs, agences de publicité, fournisseurs d’outils de pistage et d’analyse, support informatique);
les sociétés de recouvrement, dans le cas où nous devons réclamer nos prestations par voie de poursuite;
les cabinets d’avocats, en particulier en cas de litiges;
les services de l'État, les tribunaux et autres autorités lorsque nous avons l’obligation juridique ou le droit de leur communiquer des données ou qu’une telle communication nous paraît nécessaire à la sauvegarde de nos intérêts.

Nous ne communiquons vos données à ces fins aux tiers mentionnés que:

si vous avez donné votre consentement explicite selon l’art. 6, par. 1, let. a, RGPD, ou, pour les données sensibles, selon l’art. 9 par. 2, let. a; RGPD;
si la communication est nécessaire à l’établissement ou à l’exécution d’un contrat (art. 6, par. 1, let. b RGPD et, pour les données sensibles, art. 9, par. 2, let. b, RGPD);
si la communication repose sur une obligation légale (art. 6, par. 1, let. c, RGPD);
si la communication est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes et/ou de ceux de tiers (art. 6, par. 1, let. f, RGPD) et qu’il n’y a pas lieu de supposer que vous avez un intérêt digne de protection prépondérant à la non-communication;

G) Transfert de données à l’étranger

Nous sommes autorisés à transférer des données à des entreprises à l’étranger pour autant qu’elles soient transférées pour une finalité du traitement de données visée à la lettre E) ci-dessus. Nous communiquons vos données personnelles dans les régions et pays ci-après; UE et EEE.

H) Vos droits

Vous avez le droit de faire valoir en tout temps vos droits à la protection des données et de nous demander si nous traitons des données vous concernant. Vous avez en outre le droit d’exiger que nous vous remettions dans un format couramment utilisé les données que vous nous avez transmises (droit à portabilité des données). Ces droits ont pour fondement juridique l’art. 15, par. 3, RGPD. Sur demande, nous transmettons également les données à un tiers de votre choix.

En outre, vous avez le droit à la rectification des données inexactes et, dans le champ d’application du RGPD, le droit d’obtenir que vos données soient complétées. Vous avez également le droit à l’effacement en tout temps de vos données personnelles à moins que ne s’y opposent une obligation légale de conservation ou un motif justificatif nous autorisant à traiter les données. Vous avez le droit, en vertu de l'art. 18 RGPD, d’exiger la limitation du traitement de vos données.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à un traitement de données pour des raisons tenant à votre situation particulière. Ce droit d’opposition général s’applique à toutes les finalités de traitement de données décrites dans la présente déclaration de protection des données qui sont fondées sur notre intérêt légitime. En vertu de l'art. 21, par. 2, RGPD, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection.

Vous avez en outre le droit de faire appliquer vos droits par la voie judiciaire ou d’introduire une réclamation concernant le traitement de vos données personnelles auprès de l’autorité de protection des données compétente. Vous pouvez introduire votre réclamation auprès de l’autorité de protection des données de votre domicile, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation présumée de la protection des données. L’autorité de protection des données compétente pour la Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html).

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement aux opérations de traitement de données auxquelles vous avez consenti. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Vous pouvez nous joindre aux fins susmentionnées à notre adresse courriel info@igs-gmbh.ch. Nous pouvons exiger, pour le traitement de votre requête, une preuve de votre identité.

I) Sécurité des données

Nous recourons à des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles stockées chez nous contre les manipulations, effacements, modifications, communications ou utilisations accidentelles, illicites ou non autorisées, contre leur perte totale ou partielle et contre l'accès non autorisé de tiers. Nos mesures de sécurité sont constamment adaptées et améliorées en fonction de l’évolution technologique. Nous n’assumons aucune responsabilité pour la perte de données ou la prise de connaissance de celles-ci et leur utilisation par des tiers.

Nous prenons également très au sérieux la protection des données au sein de l’entreprise. Notre personnel et les entreprises de services que nous mandatons se sont engagées auprès de nous à respecter le secret et les dispositions du droit de la protection des données.

J) Durée de conservation des données

Nous ne conservons vos données qu’aussi longtemps que le droit ou la finalité du traitement l'exigent. Pour les analyses, nous stockons vos données jusqu’à l’achèvement de l’analyse. Nous conservons plus longtemps les données relatives à des contrats: au moins tant qu’il existe un rapport contractuel et au plus tant que les délais de prescription de nos éventuelles prétentions courent ou que la loi ou le contrat prescrivent des obligations de conservation. Les obligations de conservation des données auxquelles nous sommes tenus découlent de prescriptions en matière de comptabilité et de prescriptions fiscales. Selon celles-ci, les communications commerciales, les contrats et les pièces comptables doivent être conservés pendant 10 ans. Nous bloquons les données dont nous n’avons plus besoin pour exécuter des prestations en votre faveur. Elles ne pourront alors être utilisées qu’à des fins comptables et fiscales.

K) Mise à jour et modifications

Nous nous réservons le droit de mettre à jour et d’adapter la présente déclaration de protection des données à tout moment et sans préavis. La version la plus récente publiée sur notre site Internet fait foi. Nous vous recommandons donc de consulter régulièrement notre site Internet pour vous informer des éventuelles mises à jour. Si la déclaration de protection des données fait partie intégrante d’un accord avec vous, nous vous informerons, en cas de mise à jour, de la modification par courriel ou par tout autre moyen approprié.

IGS Sàrl, septembre 2023

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