Datenschutzerklärung Online-Bewerbung auf der Webseite der IGS
Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Stelle bei der IGS Informatikgesellschaft für Sozialversicherungen GmbH (CHE-104.812.919), mit Sitz in St.Gallen («IGS GmbH»). Bevor Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen übermitteln, informieren wir Sie mit der vorliegenden Datenschutzerklärung («Datenschutzerklärung»), wie wir Ihre Personendaten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bearbeiten.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Rahmen der Stellenausschreibungen der IGS GmbH auf der Webseite www.igs-gmbh.ch/jobs.
1. Einwilligung und Verantwortlichkeit
Es ist uns ein wichtiges Anliegen, Ihre persönlichen Daten zu schützen. Persönliche Daten aus Ihrer Bewerbung, welche Sie auf der Webseite bzw. dem Online-Angebot der IGS GmbH eingeben, werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Personaldienstes der IGS GmbH zum Zweck der Speicherung, Auswertung, Zuordnung und Weiterleitung Ihrer Bewerbung erhoben, bearbeitet und genutzt. Wenn Sie uns nichts anderes mitteilen, gehen wir davon aus, dass wir Ihre Bewerbung für alle offenen Positionen bei der IGS GmbH in Betracht ziehen können. Bitte beachten Sie, dass dieses Online-Angebot im Auftrag der IGS GmbH durch einen Software-Partner betrieben wird, welcher mit führenden Schweizer Service Providern zusammenarbeitet. Ihre Daten werden durch unseren Software-Partner ausschliesslich in der Schweiz gespeichert und bearbeitet (Grundlage der Datenbearbeitung: Art. 4 und 13 Abs. 1 DSG, Referenzgrundlage: Art. 6 Ziffer 1 lit. a DSGVO).
Durch Betätigen des Buttons «Ich akzeptiere die Datenschutzerklärung und bestätige, diese gelesen zu haben», erklären Sie sich mit der Speicherung und Bearbeitung Ihrer persönlichen Daten einverstanden und stellen Sie der IGS GmbH zum Zweck der Stellensuche bzw. Stellenbesetzung zur Verfügung. Ihre Einwilligung in die Datenbearbeitung wird protokolliert.
2. Datenschutz und Vertraulichkeit
Die IGS GmbH und der Software-Partner haben die notwendigen organisatorischen und technischen Massnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Bewerbung bzw. den Schutz Ihrer Personendaten sicherzustellen. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Personaldienstes der IGS GmbH wie auch unseres Software-Partners sowie zum Support beigezogene Dritte sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses bzw. des Auftragsverhältnisses zu strikter Verschwiegenheit über sämtliche persönlichen Daten Ihrer Bewerbungsunterlagen verpflichtet. Die Übermittlung der von Ihnen eingereichten Daten erfolgt SSL-verschlüsselt. Nach Bewerbungseingang erhalten Sie umgehend eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail. Die Datenbearbeitung erfolgt anhand allgemeiner Standards zur Datensicherheit gemäss aktuellem Stand der Technik. Die IGS GmbH setzt darüber hinaus technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um Ihre bei uns gespeicherten Daten durch zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Änderungen, Zerstörung oder Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Im Falle der Erhebung und Bearbeitung persönlicher Daten werden die Informationen in verschlüsselter Form übertragen, um einem Missbrauch der Daten durch Dritte vorzubeugen. Die Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.
3. Rechtsgrundlagen der Datenbearbeitung
Auf die vorliegende Datenschutzerklärung ist das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) anwendbar. Als Referenz für europäische Staatsangehörige wird auf freiwilliger Basis und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht auf die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union hingewiesen («DSGVO»).
4. Verwendung und Weitergabe Ihrer persönlichen Daten
Während des Bewerbungsverfahrens werden die im Bewerbungsformular angegebenen Informationen (i.d.R. Anrede, Namen, Vornamen, Geburtsdatum, übliche Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummern etc.) in der Bewerberdatenbank gespeichert. Zudem werden sämtliche von Ihnen im Zusammenhang mit der Bewerbung eingereichten Bewerbungsunterlagen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse sowie Arbeitszeugnisse als auch weitere Informationen aus dem Bewerbungsverfahren (z.B. aus Interviews) erfasst. Wenn Sie uns im Rahmen der Bewerbung besonders schützenswerte Personendaten bekanntgeben, können wir auch solche Personendaten bearbeiten (z.B. Gesundheitsdaten).
Diese Daten werden ausschliesslich im Rahmen Ihrer Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet oder intern weitergeleitet. Ihre Personendaten sind nur den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Personaldienstes der IGS GmbH zugänglich und werden einzelfallweise ausgewählten Führungskräften bzw. den für die Auswahl verantwortlichen Personen der IGS GmbH zur Verfügung gestellt. In Ausnahmefällen haben auch Mitarbeitende des zu Supportzwecken beigezogenen Software-Partners Einblick in die von Ihnen bekannt gegebenen Personendaten. Wir können Ihre personenbezogenen Daten bzw. Teile davon zudem an externe Dienstleister weitergeben, deren Dienstleistungen wir in Anspruch nehmen (z.B. Personalvermittler zur Unterstützung bei der Evaluation von Bewerberinnen und Bewerbern). Wir stellen durch die Auswahl der Dienstleister und durch geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitung Ihrer Personendaten auch durch solche Dienstleister sichergestellt ist. Eine solche Weitergabe erfolgt zudem einzig zum eingangs aufgeführten Zweck der Datenbearbeitung (Durchführung des Bewerbungsverfahrens). Darüber hinaus werden Ihre persönlichen Daten nur mit Ihrer Einwilligung an andere Empfänger weitergegeben (z.B. Einholung von Referenzauskünften).
Die Daten können für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.
5. Auskunftsrecht
Beim Personaldienst der IGS GmbH können Sie mit einem unentgeltlichen Auskunftsbegehren Informationen darüber verlangen, welche Daten über Sie bearbeitet werden. Hierzu bitten wir Sie, uns ein Identifikationsdokument zuzustellen. Das Auskunftsbegehren inkl. Identifikationsausweis senden Sie bitte dem Personaldienst der IGS GmbH zu. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre elektronischen Daten ändern oder löschen zu lassen. Ihre Einwilligung für die Bearbeitung Ihrer persönlichen Daten können Sie jederzeit widerrufen. In diesem Fall werden wir Ihre Bewerbung umgehend löschen. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich ebenfalls an den Personaldienst der IGS GmbH.
6. Speicherung und Löschung der Daten
Bei einer erfolgreichen Bewerbung bei der IGS GmbH werden Ihre persönlichen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen zu Ihrer Personalakte gelegt.
Ihre persönlichen Daten speichern wir solange es für die Durchführung des konkreten Bewerbungsprozesses erforderlich ist. Ferner speichern wir Ihre Personendaten solange dies zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben erforderlich ist, wenn Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben und wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben (z.B. Verteidigung von Rechtsansprüchen).
Sofern kein Arbeitsvertrag zwischen Ihnen und der IGS GmbH zustande kommt, werden Ihre personenbezogenen Daten und Dokumente spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. der Stellenbesetzung gelöscht. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre elektronischen Daten löschen zu lassen. Mit Ihrem ausdrücklichen Einverständnis speichern wir Ihre persönlichen Daten gegebenenfalls auch länger, wenn wir Ihnen zurzeit keine Stelle anbieten können, Ihre Bewerbung für allfällige zukünftige Stellenangebote aber pendent halten möchten. Über die Löschung der Daten erfolgt keine Mitteilung.
7. Datenschutzbeauftragter
Die IGS GmbH hat zur Erfüllung ihrer Pflicht und zum verbesserten Schutz der Personendaten einen Datenschutzbeauftragten ernannt, welcher Berater und Aufsichtsperson in Datenschutzfragen ist.
Datenschutzbeauftragter der IGS GmbH, Geltenwilenstrasse 16, 9000 St.Gallen.
8. Schlussbestimmungen
Die Angaben über Ihre persönlichen Daten müssen wahrheitsgemäss, richtig und aktuell sein und dürfen weder unvollständig, irreführend oder täuschend sein. Wir weisen darauf hin, dass unwahre Angaben zur Auflösung eines möglichen Arbeitsverhältnisses führen können.
Ihre Bewerbung auf elektronischem Weg erfolgt auf eigene Verantwortung und auf eigenes Risiko. Die Haftung der IGS GmbH wird ihm Rahmen des gesetzlich Zulässigen ausgeschlossen. Es ist schweizerisches Recht anwendbar. Gerichtsstand ist St.Gallen SG.
Für Ihre Bewerbung wünschen wir Ihnen viel Erfolg.
Stand 30.3.2023. Die IGS GmbH kann diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt jeweils die aktuelle Fassung zu Beginn eines Bewerbungsprozesses, d.h. wenn Sie Ihre Bewerbungsanfrage mit dem Bewerbungsformular absenden.